Cuando nos referimos a un catálogo contable en el sistema, nos estaríamos refiriendo a la misma empresa solamente que a nivel Contable, eso quiere decir que cuando se crea una nueva empresa en el sistema de GOMserver también se crea al mismo tiempo un catálogo contable.
Pasos a seguir:
1. Para empezar Ingresaremos al Módulo de Contabilidad, Contabilidad y Catálogo, nos aparecería el siguiente menu:
Botones:
2. Los botones de esta sección ejecutan una funcionalidad o proceso el cual se detallará a continuación.
Nota:
•Esto es una guía de pasos, esta guía no es igual que una capacitación, si necesita una capacitación del módulo de contabilidad, enviar su solicitud al correo electrónico soporte@gomsolutions.net, para coordinar el día y la hora de la capacitación y con mucho gusto le apoyaremos.
3. Consultar: este botón permitirá que se visualice como esta creado el catálogo contable por empresa en el sistema.
4. Exportar: dicho botón permitirá que se puedan descargar a un documento de excel los datos correspondientes al catálogo contable.
5. Campos: dicho botón generará una pequeña venta que permitirá agregar campos (títulos o columna de información).
6. Ayuda: dicho botón redireccionará al usuario del sistema a este manual indicando los pasos para cada proceso, esto dependerá del proceso a generar.
7. Estructura Cuenta: dicho botón permitirá crear y configurar los niveles que utilizará la nomenclatura que usará en el sistema.
Nota:
•Para ver a detalle la configuracion de la Estructura Contable, vea la sección "Botón - Estructura Cuenta".
8. Estructura Centro: dicho botón permitirá crear y configurar los niveles que utilizará para las sucursales ya que el centro de costo representará a la sucursal en la nomenclatura.
Nota:
•Para ver a detalle la configuracion de la Estructura Contable, vea la sección "Botón - Estructura Centro".
9. Cierre: dicho botón permitirá correr el proceso de cierres y aperturas fiscales para lo cual es necesario tomar en cuenta lo siguiente:
Nota:
•No ejecute o intente ejecutar si su empresa no tiene activa la parte contable o no tienen conocimientos de este.
9.1. Es necesario tomar en cuenta que en Guatemala la contabilidad es trabajado por un periodo de tiempo anual a la que se le denomina (año fiscal), ya que la misma contienen los datos procesados durante un año de operaciones.
9.2. Este proceso cuando es ejecutado siempre que genere las partidas las enviara a partidas de trabajo esto con la finalidad de verificar que todo esté bien, caso contrario, pueden ser eliminadas y volver a ejecutar el proceso las veces que sea necesario.
9.3. El proceso inicia de la siguiente manera, para tener una mejor comprensión, ya que para cerrar un año fiscal se corren 2 tipos de partidas una de cierre del año y otra de apertura para el nuevo año.
9.4. Cierre: para los procesos de cierres se genera 2 pólizas, una para cerrar los estados de resultados y otra para cerrar el balance general.
Balance General
•Si lleva partida de cierre
oSi lleva partida de cierre (lo que es debe se pasa al Haber y viceversa para dejar a 0 las cuentas de balance)
oActivo al haber
oPasivo capital debe
oEl resultado se coloca en la cuenta (Resultado del ejercicio)
▪Si es ganancia Debe
▪Si en perdido haber
•Si no lleva periodo apertura acumula desde el periodo hasta atrás en la historia
•Balance es solo del año, aunque sea acumulado con partida apertura
•Cuenta apertura tipo capital con la ganancia del año anterior (utilidades acumuladas)
Estados resultados
•No lleva partida apertura
•Si lleva partida de cierre (lo que es debe se pasa al Haber y viceversa para dejar a 0 las cuentas de resultados)
oEl resultado se coloca en la cuenta (Resultado del ejercicio)
oSi es ganancia Haber
oSi en perdido Debe
•Lo que va en debe se pasa al haber
•La cuenta de resultados debe de ser tipo Activo
Apertura: para el proceso de apertura del nuevo año se abre con una póliza la cual contienen datos de la póliza con que se cerró el balance general, a esto se le llama partida de apertura del nuevo año esto no aplica para los estados de resultados.
Balance General
•Si lleva apertura solo cuentas de balance
oLo que está en el haber al debe y viceversa (voltear la partida de cierre)
oActivo al debe
oPasivo capital haber
oEl resultado se coloca en la cuenta (Resultados Acumulados)
▪Si es ganancia Haber
▪Si en perdido debe
•Si no lleva periodo apertura acumula desde el periodo hasta atrás en la historia
•Balance es solo del año, aunque sea acumulado con partida apertura
•Cuenta apertura tipo capital con la ganancia del año anterior (utilidades acumuladas)
La ilustración mostrara el proceso como tiene que llenarse las casillas o campos para dicho proceso.
Es necesario este proceso para los cierres fiscales de cada año, debe tener creado el periodo 13 del año que se cerrará y también debe tener el periodo 0 del año que se abrirá, para poder ejecutar el proceso de forma correcta, caso contrario no lo podrá ejecutar.
El año fiscal en el sistema está compuesto de 14 periodos los cuales son:
•Del “1 al 12” son periodos “Operativos”
•El Periodo “0” es “Apertura”
•El periodo “13” es “Cierre”
Esto significa que para el cierre fiscal obligatoriamente debes tener el 13 en el año a cerrar y el 0 en el año que vas a abrir.
Si lo efectúas en periodos operativos no te va a resultar ya que serán partidas normales.